Productividad Personal: Cómo ser más productivo en 7 días

Hace pocas semanas leímos el ebook «Productividad Personal en una Semana» de Jerónimo Sánchez. Nos gustó mucho su filosofía sobre la productividad y en breves líneas (a modo de tips) queríamos contarte las mejores ideas que extrajimos de su libro y algunas que nos vienen a la cabeza para ayudarte a mejorar tu productividad en tan sólo 7 días. Eso sí, si tu mismo te lo propones. 

Primer Día: Da el primer paso

«La productividad no tiene nada que ver con gestionar el tiempo, es organizarte de tal forma que puedas alcanzar tus metas fácilmente sin estrés»

El primer día tienes que pararte a pensar en tu método de organización ¿No llegas a las fechas límite? ¿Sientes estrés por la cantidad de compromisos ineludibles? ¿Tus jornadas son de más de 10 horas? Para poner en orden tu vida laboral y personal debes ser flexible ante los cambios inesperados en tu agenda, comprometido y constante a la hora de seguir los pasos que te contamos a continuación.

Segundo Día: Captura tus compromisos e ideas

Anota en un hoja o en tu aplicación para gestionar tu agenda de trabajo favorita todas las tareas que tienes pendientes, tanto laborales como personales. Tómate un tiempo y anota todas las ideas que se te pasen por la cabeza. Quizá sean 10, 20, 30 o más ideas, no importa, regístralo todo, incluso aquellas actividades o hobbies que te gustaría hacer algún día pero que no tienes tiempo de hacer.

Recuperar o capturar una idea te dará la oportunidad de decidir más adelante si realmente es buena, si la vas a poner en práctica ahora o después, o que pasos tendrás que dar para llevarlas a cabo.

Tercer día: Pon en orden tus ideas

Llega el momento de ordenar y priorizar todas estas tareas, ideas y eventos pendientes. Para ello debes preguntarte: ¿Qué es exactamente lo que hay que hacer? ¿Quién debe hacerlo? ¿Cuándo debe llevarse a cabo?

Ahora crea carpetas para cada temática, ya sea en tu ordenador, aplicación móvil o tablet. Ten pocas carpetas de primer nivel y coloca todo lo demás dentro de ellas. A continuación asigna una fecha a cada actividad, puedes utilizar cualquier calendario para ello (agenda de papel, Google Calendar, Outlook Calendar, ICalendar, etc)

Si tienes planes o actividades que te gustaría hacer en un futuro, no lo anotes en el calendario, crea una carpeta «Algún Día» para guardarlas. 

Cuarto Día: Haz las cosas que hay que hacer

Planifica a grandes rasgos tu semana, y cada día a primera hora revista lo que tienes por hacer. No seas demasiado rígido con tu agenda y deja espacio para eventos, reuniones imprevistas, llamadas… La clave es ser flexible en todo momento.

La técnica pomodoro puede venirte muy bien para no distraerte. Consiste en asignar a las tareas periodos de 30 minutos con 2-3 minutos de descanso. Durante los 30 minutos no podrás dedicarte a otra tarea ni enfocar tu pensamiento a otras cosas que no sea lo que estás llevando a cabo.

Quinto Día: Revisa cómo marchan las cosas

¿Has cumplido los objetivos que te habías planteado? Al final del día dedica un par de minutos a revisar lo realizado. Una vez a la semana – por ejemplo los viernes – puedes hacer una revisión general, anotar lo que quedó pendiente y actualizar tus listas y calendario.

¿Cómo están tus carpetas de cosas por hacer? ¿Te olvidaste de alguna tarea importante? Anótala como prioritaria para la siguiente semana.

Intenta distribuir las tareas clave lo más pronto posible a lo largo del día, preferiblemente a primera hora de la mañana 

Sexto Día: Aprende a delegar y a decir «NO»

Los peores ladrones son los del tiempo. Las llamadas, el correo electrónico, las reuniones que se alargan, las consultas, las redes sociales… Aprende a decir que «NO» a estas interrupciones si no son prioritarias. Algunas tareas podrás posponerlas, acortarlas y otras incluso delegarlas. 

Séptimo Día: Toma perspectiva de vez en cuando

Es importante que identifiques tus áreas de responsabilidad no solo en el ámbito, también en tu vida personal. Si das demasiado tiempo a tu trabajo, tu vida personal se quedará coja. Date un tiempo para tu desarrollo personal, tu familia y amigos. Al fin y al cabo solo se vive una vez.

Fíjarse metas a medio y largo plazo te permitirán saber mejor hasta donde quieres llegar. Si haces listas para ir a la compra, ¿por qué no hacer listas para saber lo que quieres en tu vida? Las metas te ayudarán a tomar decisiones importantes sin salirte de lo que realmente quieres para ti.

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