En ocasiones, no es el exceso de tareas sino la falta de organización lo que nos lleva a estresarnos en nuestro día a día. Una de las mejores decisiones que podemos tomar para mejorar nuestro rendimiento laboral y personal es crear un sistema propio para priorizar y organizar las tareas que tenemos que realizar ¿Quieres aumentar tu productividad personal? Sigue muy atento, nos hemos inspirado en el curso online de Michael Sliwinski: www.michaelsliwinski.com. fundador de la app de productividad personal Nozbe.
Constantemente nos asaltan ideas a la cabeza de tareas que tenemos que realizar. Para no olvidarlas, apúntalas en una agenda o aplicación móvil del tipo «lista de tareas», y enfoca tu mente en las tareas más prioritarias. El lugar donde depositas tus pensamientos, ideas y tareas se llama «Bandeja de Entrada». No basta con archivarlas en tu bandeja de entrada, tendrás que establecer una manera de procesarlas y controlarlas cada día.
«Cuando tu mente tiene mucho en qué pensar, no puedes trabajar de forma eficaz»
Asegúrate que todas las tareas que lleguen a tu mente, acaben en tu lista de tareas. Aquí tienes 10 aplicaciones para mejorar tu productividad personal en las que podrás almacenar todas tus tareas pendientes.
En nuestro día a día estamos siempre gestionando proyectos, aunque no nos demos cuenta. Cuando clasificamos las tareas pendientes por temáticas, estamos creando proyectos. Es importante que
Cualquier cosa que requiera más de un paso para realizarse se llama proyecto
Por ejemplo: Proyecto: Cumpleaños sorpresa de mi hermano; Tareas: Comprar la tarta, enviar invitaciones, preparar la comida y la bebida, etc.
Ser productivo, supone hacer las tareas para completar los proyectos. Divide estas tareas en tareas más pequeñas y realízalas paso a paso y una por una.
Cuando apuntamos las tareas en una lista, parece que debemos empezar con la primera y continuar con las siguientes cuando en realidad tu puedes elegir qué tarea hacer en cada momento. A veces, una tarea está paralizando la realización de otras, y es la clave para que un proyecto pueda desarrollarse. Analiza bien las tareas que tienes que realizar, y determina un sistema de prioridades sobre qué actividad tiene más importancia que otra.
La clave está en la teoría de las «Pequeñas Victorias», pequeñas acciones que te llevan a seguir hacia adelante. Es decir, algunas tareas te abrirán la puerta a otras que harán que termines más rápido un proyecto. Así que, cada vez que termines una tarea piensa ¿Cuál es la tarea «clave» que debo hacer ahora?
Debes contar con una herramienta que sincronice todas tus tareas en todos tus dispositivos (PC, portátil, smartphone, tablet…) para que puedas chequear qué tareas has realizado o añadir nuevas tareas a tu bandeja de entrada en cualquier lugar donde te encuentres y de cualquier manera.
Para que estos datos estén sincronizados debes trabajar «en la nube», esto quiere decir que todos tus datos estarán almacenados de forma segura en algún servidor lejano.
No lo puedes hacer todo tú solo, aprende a delegar.
Cuando trabajes en equipo, es importante que compartáis las tareas en una misma herramienta que os ayude a saber en qué estado se encuentra un proyecto o una tarea determinada. Apps como evernote o Nozbe os facilitarán el trabajo en equipo.
Este tipo de herramientas os permitirán trabajar sobre un mismo listado evitando el exceso de correos electrónicos que a veces supone una gran pérdida de tiempo.
Trabajar en contextos – es una segunda fase, y muy importante para productividad, donde las tareas se dividen no sólo en los proyectos, sino en diferentes contextos como:
Determinadas actividades: usar el teléfono, hacer compras; Diferentes lugares: como estar en una tienda, en casa, o en la oficina. estar en una tienda o hablar con alguien; O Diferentes estados: lectura o escritura
Puedes procesar por «lotes» las actividades que requieran el mismo contexto para hacerlas todas a la vez. Por ejemplo, dedicar unos minutos a realizar llamadas, a responder mails, etc.
Profundiza en la gestión de tu material de referencia y tus documentos. Guarda tus notas y digitaliza tanto contenido como te sea posible para asegurarte de tenerlo a mano cuando estás haciendo tus tareas. Unas cuantas aplicaciones pueden ayudarte con ello. Se requiere un mayor esfuerzo, ya que tienes que escanear o fotografiar tus documentos y almacénalos en la nube, sabrás en todo momento donde se encuentran.
Unas cuantas aplicaciones pueden ayudarte con ello. Interdominios también ofrece servicios en la nube para que guardes tus archivos de forma segura.
Esta revisión semanal te ayudará a comenzar la siguiente semana mucho más fresco y motivado. Es muy difícil mantener este hábito, pero es necesario que le dediquemos, al menos 30 minutos a la semana para a revisar las tareas pendientes.
Esta «cita contigo mismo» te ayudará a comprobar tu propio sistema de productividad. Al menos una vez a la semana es necesario que tengas una reunión contigo mismo y revisar tus tareas, proyectos, listas y metas.
La regla de dos minutos indica que, si puedes responder a un correo en dos minutos es mejor que lo hagas en el momento, pero si ese correo te llevará más tiempo, es mejor que lo anotes en tu lista de tareas. Evita consultar el correo constantemente.
Hay una gran diferencia entre mirar el correo electrónico y procesarlo. Dedica unos minutos al día a revisarlo y limpiar tu bandeja de entrada.
Para mantenerte motivado y productivo es importante que sigas paso a paso los puntos que te hemos comentado anteriormente y no faltes a tu cita semanal contigo mismo, en la que debes revistar lo que has hecho hasta ahora y pensar en tus metas futuras.
Además, te recomendamos la escucha de podcasts y audiolibros para motivarte aprovechando los momentos en los que estás en movimiento como cuando haces la compra, conduces o realizas algún deporte.
Puedes buscar un «socio de la productividad», alguien que también vaya a empezar con un sistema de productividad propio y comparte tus ideas o pensamientos con él o ella. Te ayudará a mantenerte firme en el propósito de ser más productivo y a mejorar en vuestro sistema y compartir consejos y trucos.
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¡Gracias por el artículo, me pareció muy útil! Yo creo que automatizar los procesos es una buena forma de mejorar la productividad. Por eso, me gustaría recomendarte una herramienta maravillosa - kanbantool Es un sistema excelente para mejorar y optimizar el tiempo de trabajo. Es un organizador de tareas enfocado al ámbito profesional, aunque también puede tener un uso personal.