Productividad Personal: Gestiona tu correo electrónico de forma efectiva

Gestiona tu correo electrónico de forma efectiva

¿Eres de los que te pasas el día mirando el correo? ¿Has llegado a pasar por alto algún email importante? Si es así, sigue muy atento. Queremos que esta serie de posts sobre productividad personal te sirvan de ayuda a la hora de sacar el máximo provecho a tu tiempo y mejorar tus habilidades profesionales y personales. ¡Vamos allá! 🙂

1. No estés todo el día pendiente de tu correo

Suena fácil decirlo aunque sabemos que no lo es. Revista éste 4 veces al día:  cuando llegues a tu puesto de trabajo, a media mañana, después de comer y un poco antes de irte, dedicando no más de 10 minutos en cada caso. Nos hemos acostumbrado a responder emails al segundo y esto no tiene por qué ser así.

Responde a los emails más urgentes o aquellos que no te llevarán más de un par de minutos contestar. Los emails que requieran más tiempo o cierta documentación, anótalos en tu agenda o calendario.

2. La bandeja de entrada no tiene porqué estar a cero

El objetivo de tu trabajo es completar tareas día a día, no tener la bandeja de entrada vacía. Mientras completas una tarea, evita revisar tu correo electrónico. Al final del día o una vez por semana puedes ver qué correos quedaron sin contestar. 

3. Vincula tu correo a un gestor de tareas

Para que no se te pase nada por alto, lo mejor es agendar ciertas tareas en el calendario (tanto Outlook como Gmail lo tienen) o en alguna aplicación de gestión de tareas. Algunas aplicaciones como Evernote o Do It te ayudarán a organizarte el día mucho mejor.

4. Utiliza carpetas, filtros y etiquetas

Crear carpetas y subcarpetas puede ser útil para encontrar determinados correos de forma rápida en cualquier momento. El problema viene cuando tenemos muchas carpetas y ya no sabemos bien a dónde va cada correo. Por este motivo se crearon los filtros y las etiquetas para mantener el orden y encontrar la información que necesitamos en cada momento.

Etiqueta los correos que contribuyen a crear ruido en tu bandeja de entrada para que vayan al lugar donde quieres tenerlos organizados. Utiliza filtros y colores para organizar tus correos más importantes.

5. Organiza por temperaturas y temáticas

Este tipo de clasificación se puede llamar de “temperatura” puesto que, en vez de pensar en temáticas concretas, nos centramos en valorar la prioridad o importancia de los mensajes para colocarlos en “urgentes”, “prioridad media” o “prioridad baja”, es decir, “caliente”, “templado” y “frío”.

Lógicamente, la clasificación por temperatura incluirá una valoración del asunto, el remitente o el contenido del mensaje pero con estos criterios, podrás dividir tu inbox en 3 carpetas con prioridades asignadas que te permitirán centrarte en lo que es urgente y dejar a un lado lo que es secundario o sin importancia.

6. Define reglas

Con algunos correos como Outlook o Gmail puedes automatizar ciertas reglas, como por ejemplo: que los emails de ciertos clientes se almacenen en una carpeta creada a tal efecto, o que todos los correos en cuyo encabezado incluya cierta palabra vayan a parar directamente a la papelera de spam o la carpeta de “Correo no deseado”.

7. Utiliza respuestas predefinidas

En ciertos puestos de trabajo ciertos emails son muy similares entre sí y su respuesta es siempre muy similar. Antes de escribir una y otra vez la misma respuesta, es mucho más práctico y rápido contar con una serie de respuestas tipo que puedas utilizar cuando te lleguen mensajes similares, cambiando únicamente algunos detalles.

Esto es especialmente útil para aquéllas personas que trabajen en un servicio de soporte técnico o de atención al cliente, puestos en que los problemas que plantean los usuarios suelen tener una base común.

8. Configura varias firmas

Al igual que utilizamos plantillas para responder problemas comunes, tampoco está de más disponer de varias firmas predefinidas con las que concluir nuestros mensajes. Se trata de automatizar lo máximo posible aquellas tareas que más se repiten.

Esperamos que te hayan sido útiles estos ocho consejos para que gestiones tu correo electrónico de forma efectiva. ¿Pones en práctica alguno de ellos? ¿Alguno te resulta raro o difícil? ¡Cuéntanoslo!

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