Reuniones express Fuente de la imagen: Finanzas42.com
¿Qué te viene a la cabeza cuando piensas en «una reunión»? Hoy en día la mayoría de las reuniones se hacen en una sala alrededor de una mesa, con informes, portátiles, compañeros hablando de todo y sobretodo muchísimo tiempo consumido. Las reuniones se convierten en ladrones de tiempo. Pero no todas las reuniones son así. Las reuniones express son muy breves, duran 5 o 10 minutos entre los miembros de un mismo equipo (3 o 4 personas).
Las reuniones express se hacen de pie
Las reuniones express se hacen de pie y en círculo para despachar temas de forma rápida, sin pérdidas de tiempo. También sirven para informar sobre los últimos avances, ajustes y cosas que han ido surgiendo a lo largo del día. Son una herramienta de trabajo espectacular.
Reuniones express más productivas Fuente: Meetings Imagined
Se pueden fijar a una hora concreta o bien de forma espontánea al finalizar el día. Si buscas trabajar mejor con tu equipo debes utilizar esta herramienta de trabajo al máximo pues:
- Flexibilizan y agilizan el trabajo en equipo
- Son respetuosas con la agenda de todos
- Sirven para mejorar la colaboración entre compañeros
- Ahorran mucho tiempo en las interrupciones
Estar sentado durante mucho tiempo escuchando ideas genera algo de somnolencia. En una reunión tradicional los ejecutivos no necesariamente se quedan dormidos, pero sus cerebros y la producción de ideas queda en muy bajos niveles, además del déficit de atención.
Al estar parado inevitablemente se genera una necesidad por terminar tan pronto como sea posible. La comunicación de ideas durante la discusión de pie es más fluida, el foco de atención está dentro del círculo y el equipo de integra con mayor facilidad.
5 puntos clave de las reuniones express:
Para que estas reuniones sean verdaderamente productivas es necesario que se cumplan estos 4 puntos:
1. Las reuniones express se hacen de pie, nada de llevarse el bocata y el refresco y aprovechar la reunión para hacer el almuerzo. Son reuniones en las que se tocan temas muy concretos en muy poco tiempo
2. Se cronometra el tiempo. Se da al «start» y se comienza la reunión que no puede superar el tiempo fijado, habitualmente los diez minutos.
3. No se deben abordar temas complejos, pues éstos requieren un análisis y explicaciones más complejas, más preguntas y mayor debate. En este tipo de reuniones se abordan flecos, temas muy concretos para abordar y resolver de forma rápida.
4. Cada participante debe llevar sus temas anotados y preparados para abordar rápidamente. Hay que ir al grano y no desviarse de los temas a tratar.
5. Hay que acordar previamente los temas que no se deben tratar, para no desviarse de los temas que realmente se quieren tratar. Si quedan temas pendientes, pueden aplazarse a otra reunión posterior.
Estas reuniones express te evitarán distracciones posteriores por parte de tu equipo. Al ser tan rápidas, puedes tener una, dos o tres reuniones al día, no consumiendo más de media hora de trabajo. Son una herramienta de trabajo que cada vez más se está incorporando en grandes y pequeñas empresas.
Y a ti, ¿te parecen interesantes? ¿Te gustaría implementarlo en tu equipo? ¿Lo habéis hecho ya? ¡Cuéntanoslo!
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