La importancia (vital) de hacer copias de seguridad

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Imagina que llegas al trabajo. Entras, saludas a los compañeros, dejas tus cosas y te dispones aplicadamente a comenzar la jornada laboral. Enciendes el ordenador y buscas el archivo sobre el que has estado trabajando toda la semana y que tu jefe te ha pedido ya pero… parece que algo no funciona bien… Un escalofrío recorre tu cuerpo y gritas ¡¡Rayos!! ¡Se han borrado todos los datos! Repites continuamente, exclamando ¡Pero si yo dejé el ordenador apagado ayer y todo estaba perfecto! Llamas al informático, revisa el ordenador y te contesta: Ya he localizado el problema. Comprendo lo que dices, pero es que el disco duro está muerto. Probablemente un pico de tensión lo ha freído y… Comienza el que puede ser el peor día de tu vida.

Seguramente más de uno hemos vivido una experiencia similar, o la hemos visto de cerca. Por eso queremos insistir en la tremenda importancia que tiene para nuestro negocio realizar una buena copia de seguridad. En el título de la entrada aparece entre paréntesis la palabra ‘vital’ porque hay que ser consciente de que, sí, puede llegar a ser algo de vida o muerte para nuestro negocio.

Y si no, hazte la siguiente pregunta (y no estaría de más que también a tus compañeros de trabajo): ¿Qué pasaría si mañana pierdo todos los datos de mi ordenador (o servidor,…)? ¿Tengo algún sistema para recuperarlos y volver a disponer de la misma información que hoy? Bien, seguro que habrá diferentes respuestas en función de cada lector.

Es verdad que no estamos descubriendo la pólvora. Todos sabemos lo importante que es hacer una buena copia de seguridad de nuestros datos para no perder el trabajo ejecutado si sucede algún problema con los equipos informáticos. Sin embargo, en la práctica, ya sea por pereza o por falta de tiempo, pocos lo hacen y más de uno acaba arrepintiéndose tarde o temprano. Ya se sabe, Murphy está ahí y aparece cuando menos te lo esperas.

Puede que tengamos un informático excelente y unos ordenadores de lujo, pero no son infalibles (por mucho que alguien se empeñe en decir que sí. No, no lo son). El origen del problema que nos puede hacer perder nuestros datos podría aparecer por causas tan ‘tontas’ como una inundación, un incendio, un robo, un descuido, un rayo, virus informáticos, si tu disco duro portátil se te cae al suelo… Visto lo visto, lo mejor es que asumamos que cualquier día podemos quedarnos colgados pues la información podría desaparecer de nuestro disco duro sin más. Es algo a lo todos estamos expuestos y que incluso puede provocar que nuestro negocio se vaya a la ruina. Y no hablemos de las obligaciones legales de conservar ciertos datos (por ejemplo las facturas en formato electrónico) por si un día nos lo requiere algún organismo como la AEAT.

De manera que, puesto que más vale prevenir que curar, para evitarnos problemas, debemos tomar una cuantas precauciones en el diseño de nuestra red y sistema (antivirus, firewall, actualizar el sistema operativo frecuentemente, no abrir archivos extraños de desconocidos, usar diferentes particiones para datos y software…), también debemos definir (por escrito preferiblemente) un proceso de realización y mantenimiento de una copia de seguridad de nuestros datos. Dentro del documento de definición de este proceso debemos señalar la responsabilidad de cada persona implicada en el mismo, con el fin de que todo el mundo sepa lo que tiene que hacer y que la copia se haga correctamente. La copia hay que mantenerla periódicamente, ya que son necesarias tareas como liberar espacio en el dispositivo que la soporta (un disco duro, una unidad de copia,…).

A nivel técnico, hoy en día existen alternativas a un coste muy asequible que nos permiten disponer de un buen sistema de copia de seguridad. Las hay a nivel ‘local’ y también ‘en la nube’ (por Internet). Es decir, podéis realizar copias en DVDs periódicamente, utilizar discos duros externos (en el mercado los hay para todos los gustos) y también podéis optar por almacenar datos en la nube (donde también las alternativas son cada día mayores). Quizá lo más sensato sería disponer de varias copias, tanto en local como en la nube. Os recomendamos que busquéis un sistema que permita automatizar la realización de la copia de seguridad, ya que las personas nos acabamos olvidando y muchas veces ponemos como disculpa la gran carga de trabajo para no hacerla. Podemos aprovechar momentos en los que no haya gente trabajando para que no interfiera con su quehacer diario (por ejemplo por la noche). No debemos olvidar que hacer la copia de manera automática requiere que alguien la revise periódicamente, no vaya a ser que por algún cambio o descuido no estemos salvando los datos como debiéramos y que nos demos cuenta cuando nos hagan falta de verdad y ya no haya solución.

Un último consejillo: Si tu ordenador ha fallado, lo mejor es que no toques nada. NADA. Déjalo en manos de alguna empresa especializada en recuperación de datos que, a cambio de unos cuantos euros, seguro que algo podrán rescatar del disco. Repito, no instales nada si tienes problemas ya que podrías provocar la pérdida definitiva de la información. Esto es así porque cuando borramos datos, el ordenador no los elimina definitivamente (ni siquiera cuando vaciamos la papelera) sino que los marca como “utilizables”. Por eso, siempre que no se haya vuelto a escribir encima de los archivos, será posible recuperarlos.

Por tanto, ¿a qué esperas para hacer tu copia de seguridad? ¿O prefieres seguir trabajando sin ponerte el paracaídas?

 

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