Si eres de los que piensas que podrías aprovechar más tus horas de trabajo, tranquilo, a casi todos nos pasa lo mismo. Trabajamos en varios proyectos a la web, nos llegan mil emails, nos suena el móvil, nos mandan mensajes por twitter y whatsapp… Al final nos distraemos y dejamos de priorizar como deberíamos. Aquí te damos 10 consejos para gestionar bien tu tiempo…
1. Evita el exceso de planificación.
Planificarse es importante para organizar el comienzo de la jornada laboral y evitar estresarnos nada más empezar. Pero un exceso de planificación resta tiempo para hacer precisamente las tareas que nos proponemos. La mejor manera de comenzar con buen pie es acortar el “To-Day List” y hacer el día menos estresante.
2. Organízate.
La clave para hacer más fácil el trabajo diario es organizarlo todo: desde ordenar tu mesa hasta organizar la bandeja de correo electrónico, pasando por las reuniones o las interacciones con nuestros colegas.
La sensación de orden ayudará a que no te estreses.
3. El Método GTD de David Allen
El Método GTD se basa en el principio de que una persona necesita liberar su mente de las tareas pendientes guardándolas en un lugar específico. De este modo, no es necesario recordar lo que hay que hacer y se puede concentrar en realizar las tareas.
La psicología de GTD se basa en hacer fácil el almacenamiento, seguimiento y revisión de toda la información relacionada con las cosas que necesitas hacer. Allen sugiere que muchos de los bloqueos mentales en los que nos encontramos a la hora de completar ciertas tareas, vienen dados por una planificación insuficiente.
Si te interesa este tema, hay muchos libros y cursillos online sobre el método GTD.
4. No cojas todas las llamadas
Las llamadas son ladrones del tiempo. Algunos llaman directamente para ahorrarse tiempo en escribir un mail, pero a ti te lo hacen perder. ¿No te ha pasado alguna vez? El truco está en no cojer las llamadas de inmediato y sí responderlas todas en el momento del día que más te interese.
5. Aprende a gestionar más rápido tu correo electrónico
Lo más importante es que no te pases el día revisando tu email. Ponte un horario fijo para revisarlo, por ejemplo a primera hora del día y a media tarde. La mayoría de los emails no son tan prioritarios.
También hay técnicas para mejorar la gestión de tu correo electrónico. Puedes saber más aquí.
6. Cierra o silencia los chats
Skype, Gtalk, Whatsapp, Facebook Chat, etc son verdaderos ladrones de tiempo. Mantén apagado el chat a no ser que tengas una videoconferencia programada. Si no puedes apagarlo, al menos mantenlo silenciado. Al igual que el correo electrónico, puedes revisarlo en determinados momentos del día.
7. Saber decir que No
Uno de los problemas al que nos enfrentamos todos es no saber «decir que no». Ante una petición, un email, una llamada… Nos es más fácil decir que sí y ceder por nuestra parte a decir que no. En ocasiones es mejor decir que no. Si es el momento, no te cortes y dilo. Te ahorrará mucho tiempo y disgustos…
8. Tómate un descanso
El cuerpo humano es una fantástica máquina pero necesita tiempo de descanso. Los especialista en la materia dicen que no podemos concentrarnos en una tarea más de veinte minutos, y están en lo cierto. Tenemos que descansar par ser eficaces todo el día.
9. ¿Cuándo empiezas a estar estresado?
El estrés es enemigo de la productividad personal. Nos mantiene en un estado de alerta irreal que hace que no nos concentremos en nuestra tarea de forma abierta, relajada y creativa. Si sientes algunos de estos puntos, es que comienzas a estar estresado/a:
– Comienzas el día SIN un plan de Acción.
– Descuidas tu salud y tu alimentación.
– Tu Área de trabajo desordenado.
– Sientes falta de sueño.
– No tomarse descansos y te encuentras cansado y mareado.
10. Aplicaciones y herramientas para la gestión de tiempo.
Hay muchas. Debes probar y ver la que mejor encaja con tu ritmo de trabajo y de vida. Las hay desde las más sencillas con un listado de cosas por hacer a las aplicacioenes para gestionar varios proyectos a la vez. Aquí tienes un listado con algunas apps móviles de productividad.
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