Cómo configurar la firma de correo electrónico en Gmail y adaptarla al nuevo RGPD

Lola Hernandez Caballero/ noviembre 20, 2019/ Actualidad, Consejos, General, Google, Herramientas, Marketing Online/ 1 comentarios

En un artículo anterior te contamos cómo crear una cuenta de correo desde tu panel plesk de Interdominios. A continuación y siguiendo esta serie de artículos sobre cómo sacar el máximo partido al correo electrónico, vamos a ver cómo configurar la firma de correo electrónico ya que es una herramienta de la comunicación que no debemos pasar por alto, ya que aportará una mejor imagen y credibilidad a todas tus comunicaciones por email. También vamos a ver qué elementos son necesarios en tu firma electrónica y cómo adaptar tu correo electrónico al nuevo RGPD.

1. Cómo añadir una cuenta de correo electrónico a Gmail

Antes de comenzar, decirte que, puedes tener y administrar varias cuentas de correo electrónico desde Gmail. Gmail, además de ofrecer una cuenta de correo sirve como Cliente/gestor de cuentas de correo, es decir, podrás iniciar sesión con varias de cuentas de correo.

Si estás interesado, en este tutorial de Google, te muestran cómo añadir una cuenta de correo electrónico a Gmail. La aplicación te pedirá una serie de datos que desde tu empresa de hosting deben proporcionarte. En Interdominios enviamos todos esos datos al darte de alta, pero si no dispones de la información sólo tienes que ponerte en contacto con nosotros y te facilitaremos todos los datos tan pronto como nos sea posible.

1. Configurar la firma de correo electrónico en Gmail

Es muy sencillo. Sólo tienes que acceder a Gmail y en la «ruedita» que está situada en la parte de arriba, a la derecha, y acceder al apartado «Configuración», haciendo scroll verás un recuadro donde podrás configurar tu firma electrónica. No olvides de «Guardar» los cambios antes de cambiar de pantalla para que no se pierdan los datos.

Paso a paso:

Abre Gmail.
En la esquina superior derecha, haz clic en Configuración – Configuración.
En la sección «Firma«, debes elegir la cuenta de correo electrónico donde quieres que se inserte la firma. En el recuadro blanco debes agregar el texto que quieras en el cuadro. Puedes añadir imágenes, enlaces, etc.
En la parte inferior de la página, haz clic en Guardar cambios.

Puedes editar la información con las opciones que ofrece Gmail: tamaño de fuente, negrita, cursiva, subrayado, color de fuente, enlaces, insertar imagen, etc.

2. Qué debe tener una firma de correo electrónico

La firma de correo electrónico debe contar con:

Tus datos de contacto: Nombre y apellidos, cargo que desempeñas, teléfono, web, email, etc
Logotipo o imagen corporativa
Tu propia foto
Un claim o slogan de tu negocio (si es que lo tienes)
Iconos con links a redes sociales
Aviso sobre confidencialidad y tratamiento de los datos.

Aquí tienes dos ejemplos:

Ejemplo 1: En este ejemplo puedes ver cómo se han introducido los datos de contacto y dos imágenes, de los dos negocios que desarrollan con links a sus respectivas webs. En tamaño de fuente más pequeño añaden a continuación el aviso de confidencialidad.

Ejemplo 2: En este caso, la firma se ha configurado como si de una tarjeta de visita se tratase. Han utilizado una herramienta externa para configurarlo.

3. Herramientas para configurar las firmas digitales

Puedes utilizar la herramienta NEWOLDSTAMP para dar un mejor acabado a tu firma de correo electrónico. De esta forma, además de proporcionar información, estarás utilizando tu correo electrónico como un canal de comunicación más.

Una firma de correo electrónico bien diseñada puede ayudarte a generar tráfico, aumentar el conocimiento de la marca e incrementar el número de seguidores en las redes sociales.

4. La firma de correo como herramienta de marketing

Puedes aprovechar tu firma electrónica para añadir algún evento o actividad que se vaya a celebrar en tu empresa, algún aniversario e incluso algún logotipo o lazo de algún color que simbolice tu compromiso con alguna causa, por ejemplo, un lazo rosa si apoyas la lucha contra el cáncer de mama, un bigote si es november, etc.

5. Errores básicos en la firma de correo electrónico

Ofrecer datos desactualizados (Teléfonos y números de fax que ya no utilices)
Añadir una imagen con todos tus datos sin que tenga link a tu web
Olvidarse del aviso de confidencialidad
Adjuntar tu tarjeta de visita en vez de insertar la imagen como hemos explicado anteriormente

6. Aviso de confidencialidad en tu firma electrónica

Hay varios textos que puedes añadir en tu correo electrónico.

Texto 1:

*** Rogamos compruebe documentación enviada , y si observa algún error, póngase en contacto con nosotros en el día de HOY ***

Texto 2:

“De conformidad con lo establecido en el REGLAMENTO (UE) 2016/679 de protección de datos de carácter personal, le informamos que los datos que usted nos ha facilitado serán incorporados al sistema de tratamiento titularidad de (NOMBRE DE LA EMPRESA O TITULAR DEL HOSTING) con CIF (NÚMERO DE CIF O NIF) y domicilio social sito en (DIRECCIÓN POSTAL) con la finalidad de publicidad, prospección comercial y gestión administrativa. Podrá ejercer de forma totalmente gratuita los derechos de acceso, información, rectificación, supresión y olvido, limitación del tratamiento, oposición, portabilidad y a no ser objeto de decisiones individuales automatizadas dirigiendo su petición a nuestra dirección postal o al correo electrónico protecciondedatos@midominio.es

Si no desea recibir información por correo electrónico, puede revocar su consentimiento comunicándose vía e-mail a protecciondedatos@midominio.es o darse de baja servicio aquí protecciondedatos@midominio.es

Texto 3:

AVISO SOBRE CONFIDENCIALIDAD: Este documento se dirige exclusivamente a su destinatario. Puede contener información confidencial sometida a secreto profesional y su divulgación está prohibida en virtud de la legislación vigente, se informa que si no es usted el destinatario o la persona autorizada por el mismo, que la información contenida en este mensaje es reservada y su utilización o divulgación con cualquier fin está prohibida. Si ha recibido este documento por error, le rogamos que nos lo comunique por teléfono, o e-mail y proceda a su destrucción. En el envío de e-mail no se puede garantizar la seguridad ya que esta información puede ser modificada, interceptada, o incompleta. El remitente no acepta responsabilidad por los errores u omisiones en el contenido o anexos de este e-mail. NOMBRE DE LA EMPRESA con C.I.F: NÚMERO DE CIF y domicilio en DIRECCIÓN POSTAL le informa que es responsable de un fichero de datos de carácter personal, donde se incluyen sus datos, cuya finalidad es la relación comercial, y el envío de documentación. Le informamos que Podrá ejercer los derechos de acceso, rectificación, limitación de tratamiento, supresión, portabilidad y oposición al tratamiento de sus datos de carácter personal dirigiendo su petición a la dirección postal indicada arriba concretando su solicitud y al que acompañe fotocopia de su Documento Nacional de Identidad o al correo electrónico protecciondedatos@midominio.es . El envío de este email responde con la totalidad de la legislación vigente. Ley Orgánica de Protección de Datos el RGPD y Ley de Servicios de la Sociedad de la Información, igualmente si no desea recibir más información de nuestra empresa, mándenos un e-mail con la palabra “baja” en el apartado asunto.

7. Firma electrónica con certificado de seguridad

Puedes añadir un certificado de seguridad a tu firma electrónica de forma que todos tus correos corporativos estén totalmente encriptados y seguros. Puedes informarte más aquí.

Esperamos que te haya sido útil este artículo. Si tienes alguna duda, déjanos tu comentario más abajo.

1 comentario

Dr. José Luis Condori abril 8, 2021 a las 11:39 pm

Muy buen artículo, estimada Lola Hernandez. La firma es una parte muy importante en los mensajes de correo electrónico que enviamos, ya que dejamos que el usuario pueda saber más de nosotros, de nuestras redes sociales y de la autoridad que tenemos en nuestro segmento.
Gracias por el artículo. un saludo.