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Qué se necesita para teletrabajar

El Covid-19 ha acelerado de manera drástica el trabajo a distancia. Salvo los sectores de primera necesidad en los que era necesaria la presencia física de los trabajadores, el resto ha tenido que trabajar desde sus hogares. Pasada la crisis muchas empresas plantean el regreso a las oficinas y puestos de trabajo. ¿Porqué no quieren las empresas abrirse al teletrabajo? ¿Hay cierta desconfianza? ¿Se baja la productividad? Vamos a ver las ventajas que ofrece el teletrabajo y algunas herramientas indispensables para adoptar este estilo de trabajo en las empresas.

Principales ventajas del teletrabajo

En EE.UU nos llevan la delantera. Desde hace más de 10 años se fomenta el teletrabajo. Las empresas ofrecen un plus en sus salarios a aquellos trabajadores que decidan trabajar desde su propia casa, siempre y cuando tengan en exclusiva una sala dedicada a tal fin.

Facebook anunció en los pasados días que el salario de sus trabajadores variaría en función del nivel de vida de la ciudad desde la que teletrabajasen. Esta noticia ha abierto un intenso debate en nuestro país sobre las nuevas formas de trabajo y cómo deben regularse.

ventajas del teletrabajo

Para las empresas supone un verdadero ahorro en costes. Se estima que los gastos de luz, agua y gas bajarían más de un 11% en el caso de tener parte del equipo en sus casas, y el ahorro sería total en alquileres de locales, mobiliario, material de oficina, mantenimiento, etc. Si las empresas decidieran que todos sus equipos trabajaran desde casa.

Para los trabajadores también supondría ciertas ventajas como el ahorro de tiempo dedicado al traslado hasta el puesto de trabajo, ahorro en transporte, mayor disponibilidad para su familia y mejor gestión del tiempo y autonomía. Incluso, si se siguiera el ejemplo de otros países, vería aumentado su salario.

¿Qué se necesita para incorporar el teletrabajo a una empresa?

Según el portal emprendepyme.net, antes de lanzarse al trabajo a distancia debería hacerse un estudio de implantación. Se debe crear un equipo de trabajo para la puesta en marcha del nuevo sistema. El equipo debe detectar los problemas de la empresa donde el teletrabajo podría ser una buena solución. En esta fase se identifican las necesidades del negocio y se calculan los recursos disponibles para implantar el trabajo a distancia.

Mantener reuniones periódicas para matener cohesionado al equipo

Mantener reuniones periódicas para matener cohesionado al equipo

 

Además, se debe tener en cuenta la necesidad de dotación de equipos informáticos (ordenadores, laptops…) herramientas para el trabajo en línea y su seguridad, un sistema de control de los equipos y mantener un contacto con periódico en persona además de las llamadas y videollamadas que se puedan hacer a diario. Así mismo, y dependiendo de la magnitud de empresa, se deberán establecer roles y permisos de acceso a la información y a determinados programas.

Fomentar las reuniones periódicas, meetings y after works son necesarios para mantener los vínculos y el buen entendimiento del equipo.

10 herramientas para adoptar el teletrabajo en la empresa

1. VPN

Es muy importante que los equipos trabajen con VPN (Virtual Private Network), una forma de navegación segura tanto en redes públicas o privadas, ya que ofrecen mayor nivel de protección y privacidad en la navegación, ya sea desde casa o desde fuera. Al navegar a través de servidores especializados y cifrar tus datos, las VPNs ocultan la actividad en Internet y protegen de los muchos peligros de la web – desde ataques de hackers a venta de datos, suplantación de identidad y mucho más.

En Top VPN puedes ver una comparativa de las empresas que ofrecen VPN en España.

2. Certificados digitales

En línea con el anterior punto, la seguridad es muy importante. Los casos de hackeo a las empresas ha aumentado considerablemente en los últimos años. Por eso os recomendamos proteger vuestra identidad digital con certificados digitales que evitan la manipulación de documentos y garantizan la privacidad del mensaje.

La firma digital certificada permite también agilizar los trámites y comunicaciones y optimizar los procesos de trabajo.

3. Herramientas para compartir documentos

Es importante disponer de espacio en la nube para que todos los archivos generados por los equipos se almacenen ahí y no se extravíen, además de poder trabajar con ellos de forma colaborativa. Lo más recomendable es que la empresa cuente con su propia nube privada.

Servicios como Google Drive, Dropbox, Box, Onedrive, ICloud o Amazon Cloud Drive pueden resultar interesantes al principio ya que ofrecen almacenamiento gratuito, pero este espacio enseguida se llena y los precios de sus servicios acaban siendo más elevados que un servicio profesional de cloud dedicado y escalable.

4. Ordenadores en la nube

Hay pocas empresas que ofrezcan este servicio a día de hoy, sin embargo es el futuro del teletrabajo. Consiste en tener por completo los ordenadores de la empresa en la nube, con todos sus programas, archivos y aplicaciones de forma que cualquier persona del equipo pueda acceder a su ordenador desde cualquier dispositivo y desde cualquier parte.

5. Herramientas de CRM

Si ya era necesario contar con un CRM en las empresas, con el teletrabajo serán imprescindibles. Hay muchas herramientas para gestionar los contactos y tener control de las ventas. En este artículo te mostramos los 10 mejores CRMs para las empresas y autónomos.

6. Herramientas de Gestión de equipos

Trello es una de las herramientas más utilizadas para la gestión de equipos. Nosotros la probamos y escribimos este artículo para contaros cómo funcionaba ya que se ha hablado mucho sobre ella y resulta muy visual y fácil de utilizar. Obviamente hay muchas más, sólo es cuestión de escoger aquella que mejor se adapte a las necesidades de vuestros equipos de trabajo.

Aquí mostramos un listado con las mejores herramientas para la gestión equipos del mercado.

7. Herramientas para videoconferencias

Esta herramienta española facilita la colaboración en equipo y proporciona un moderno entorno de trabajo. La herramienta tellit es un «todo en uno» del teletrabajo. Incluye la posibilidad de realizar videoconferencias web con grabación y llamadas de voz, chat, archivos compartidos y de almacenamiento, asignación de tareas y escritorio remoto. 

Otras herramientas para realizar videoconferencias que podéis utilizar son: Zoom, Skype, Google Meet, Microsoft Teams, Go To Meeting, ooVoo o Jitsi. 

8. Herramientas para comunicarse

Slack es una de las herramientas más extendidas. Con Slack podrás crear chats por departamentos, proyectos, grupos de trabajo e incluso por temáticas. Kenjo también ofrece soluciones para la comunicación entre equipos y departamentos, añadiendo otras funciones como los controles de horario, las ausencias o la evaluación de desempeño.

Otras aplicaciones de comunicación para teletrabajar serían: Yac, Spike, Microsoft Teams o Rocket Chat,

9. Herramientas para mejorar la productividad

Para trabajar a distancia es fundamental tener una buena herramienta que ayude a repartir las tareas y mejorar la productividad. En este artículo recogemos algunas de ellas como: Wunderlist, Mint, Evernote, Rescuetime, Booster, Focusatwill, Coach Me, GoalSonTrack, LifeReminders o IFTTT.

10. Herramientas para tomar decisiones en equipo. 

Y por último, habrá momentos en los que sea necesario tomar decisiones en grupo. Para votar entre todos, hay más de una herramienta que permite hacerlo de forma remota. Loomio te permitirá democratizar las decisiones del grupo. Doodle está más extendida y es más sencilla de utilizar para hacer encuestas rápidas dentro del equipo.

¿Está tú empresa preparada para el teletrabajo? ¿Qué ventajas e inconvenientes le encuentras? ¿Qué herramientas utilizas? Déjanos tu comentario, nos interesa conocer las apps que te gustan y saber de cuáles te gustaría que habláramos por aquí.

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Acerca de Lola Hernandez Caballero

Creadora del medio digital independiente destinocastillayleon.es y la tienda online de experiencias gastronómicas únicas destinoysabor.com. Consultora de Marketing online y ecommerce. Escribo para el blog de Interdominios sobre los temas que me apasionan: hosting, apps, tecnología, ecommerce, productividad, etc

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